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Dématérialisation des documents : une démarche écologique à adopter dès maintenant
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La dématérialisation des documents est la solution idéale pour réduire l’utilisation et le gâchis de papier dans une entreprise, quelle que soit sa taille.
De fait, passer au tout numérique semble être un atout pour réduire les déchets, rester compétitif, se démarquer de la concurrence et répondre aux exigences des fournisseurs comme des clients. Autant d’avantages qui permettent d’augmenter la productivité des équipes et de partager ses engagements environnementaux.
La digitalisation des processus d’entreprise est devenue la norme depuis les années 2000. Greenly vous en dit plus sur cette pratique qui allie productivité et écologie.
Avec la dématérialisation, moins de process administratifs
La dématérialisation est au centre de la transformation numérique des entreprises. Voici une définition de cette stratégie qui vise le “Zéro Papier”.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est le fait de transformer les documents administratifs, juridiques ou financiers au format papier, en fichiers numériques. Plus qu’une simple numérisation, ce procédé demande également de revoir tout le processus de gestion et de conservation des documents. Digitalisé et automatisé, le système d’information électronique permet ainsi de classer, de conserver et de faciliter l’accès aux documents numériques.
Il existe 3 formes de dématérialisation :
- “native” : c’est-à-dire, recevoir les documents directement sous leur forme numérique
- “des échanges” : faciliter la communication entre les collaborateurs (encourager le travail collaboratif), les fournisseurs et avec les clients
- “duplicative” : numériser directement les documents papier en format numérique.
Les différents cas de digitalisation
“ Tout document peut être transformé numériquement. Cela facilite grandement la digitalisation des procédures administratives internes et/ou externes d’une entreprise. Néanmoins, entretenir un système d’information requiert des moyens financiers et humains que certaines entreprises ne peuvent pas se permettre. ”
De fait, il est intéressant de privilégier ce processus aux documents administratifs avant d’étendre la transformation à l’ensemble de l’activité. Cela concerne :
- les factures des fournisseurs ;
- processus métiers ;
- bons de commandes ;
- devis ;
- contrats RH ;
- bulletins de paie ;
- archivage électronique ;
- ou encore le courrier.
Un gain d’argent, de temps et d’espace 💡
Véritable enjeu économique, la dématérialisation comporte de nombreux avantages.
Cette nouvelle gestion permet un gain de place non négligeable. Plus besoin de perdre son temps aux archives pour retrouver un document rangé (parfois à la mauvaise place) dans des classeurs remplis de photocopies. Le collaborateur trouve son information en un clic et profite d’un espace de travail optimisé. Accessibles partout et tout le temps, les documents sont désormais centralisés numériquement via des clouds et envoyés par mail ou par messagerie instantanée.
Cette procédure permet également d’améliorer la productivité et d’optimiser les performances des équipes. Le fait d’automatiser les tâches routinières et répétitives, permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier. Cette démarche est également adaptée aux nouvelles façons de travailler (télétravail) avec des process internes comme externes plus fluides.
Enfin, cette solution permet de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise. En diminuant sa consommation de papier, la société contribue à protéger l’environnement.
La loi en faveur de la dématérialisation
Afin de garantir la transparence et la traçabilité de chaque document, plusieurs textes encadrent cette pratique en France.
Des législations qui encadrent la digitalisation
La dématérialisation est utilisée au début des années 2000 grâce à l’EDI, (l’Échange de Données Informatisées) pour faciliter les échanges entre l’administration fiscale et les sociétés. Par la suite, le système EDI devient EFI (Échange de Formulaires Informatisés).
En France, c’est l’article 1316-1 du code civil qui précise que les documents électroniques ont la même valeur que les documents manuscrits. Cette reconnaissance dépend de deux critères : il faut pouvoir identifier l’émetteur et garantir l’intégrité du document.
Depuis 2017, le Code de la Santé publique indique que le document original peut être détruit si une copie numérique fiable a été réalisée. Ces réglementations visent non seulement à faciliter les process en entreprise, mais également à réduire la consommation de papier. Ainsi, ce dispositif peut s’intégrer dans une politique de responsabilité sociale des entreprises (RSE).
Au niveau de la RH, la loi El Khomri de 2017 a apporté des précisions quant aux fiches de paie. Ces dernières peuvent être envoyées par voie électronique sans l’accord préalable des salariés. Enfin, suite à la loi de finances pour 2020, la dématérialisation est obligatoire pour les factures émises par les entreprises assujetties à la TVA établies en France dès le 1er janvier 2023 et au plus tard en 2025.
Mettre en place la dématérialisation dans les règles
Cette stratégie s’instaure de par la numérisation des documents manuscrits, puis par la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) structurée et accessible par tous les collaborateurs. De fait, ce système de gestion fonctionne de pair avec un Système d’Archivage Électronique (SAE des documents, un fond sécurisé qui conserve intégrité des documents).
2 étapes sont nécessaires pour passer à la dématérialisation et être en adéquation avec l’évolution de la législation :
- Utiliser des logiciels gratuits et scanner les documents (tâche fastidieuse si le volume des documents est conséquent). Il est également possible de faire appel à des entreprises de numérisation (numérisent, indexent, stockent et archivent les données) ;
- Opter pour un GED dématérialisé pour gérer automatiquement les documents numériques.
Dématérialisation : le cas de la signature électronique
Il existe plusieurs moyens de conférer une valeur juridique à un document : le cachet électronique, l’horodatage, le service de conservation à valeur probante et la signature électronique. Cette dernière solution a de nombreux avantages.
Pourquoi opter pour l’e-signature ?
“ La signature électronique (SE) permet de réduire le temps de signature, d’offrir un meilleur suivi des dossiers, d’améliorer la productivité des équipes, d’économiser les ressources et de réduire les risques d’oublis ou d’erreurs. ”
L’e-signature répond à des règles de conformité et offre un cadre juridiquement contraignant. Le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Service), publié le 28 août 2014 est un ensemble de normes qui certifie l’identification électronique et encadre les transactions en ligne. Depuis 2016, deux articles apportent des précisions :
- Article 23 : Service de confiance électronique ne peut être rejeté que si le destinataire est incapable de le lire.
- Article 59 : cachets électroniques certifient que le document n’a pas été modifié.
Quels sont les 3 niveaux de signatures électroniques ? ⬇️
La réglementation eIDAS définit 3 niveaux de signature électronique avec des valeurs juridiques propres :
- La signature simple prend la forme d’une case à cocher. Rapide et accessible, c’est le type de signature le plus utilisé. Toutefois, elle est plus facile à contester devant la justice et a un risque de fraude plus élevé. Elle est destinée aux documents comportant des risques juridiques ou financiers limités ;
- La signature avancée est une option fiable, car chiffrée. Elle protège les données de potentielles modifications et lie l’identité du signataire au document. Il est conseillé de l’utiliser lors de transactions financières conséquentes ou des documents représentant des enjeux juridiques importants ;
- Hautement sécurisée, la signature qualifiée requiert une technologie spécifique. Cette dernière peut s’avérer contraignante, néanmoins, ce type de signature est idéal pour les accords de grande valeur et à haut risque, comme les actes authentiques. Elle est reconnue dans tous les États membres de l’UE.
Chaque type de signature électronique doit respecter les normes ETSI (Institut européen des normes de télécommunications) et le règlement eIDAS.
La dématérialisation, un impact environnemental positif & significatif
Cette nouvelle pratique permet de se positionner comme un acteur engagé pour le développement durable. Quel est l’impact environnemental de la dématérialisation ?
Une consommation nettement moins polluante 🟢
Pour les démarches classiques, la dématérialisation possède plusieurs avantages dont celui de réduire les déchets et le gaspillage des ressources. En effet, plus besoin de cartouches d’encre, de pochettes de rangement ou de ramettes de papiers. Digitaliser son entreprise revient à économiser :
- 1,2 million d’arbres abattus pour rien si on considère qu’1 page sur 6 imprimée ne sert pas ;
- 85 % du papier provient des forêts et 15 % du recyclage ;
- Plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année, uniquement pour les entreprises françaises ;
- 8 heures par semaine que chaque salarié perd en devant trier des documents papier ;
- 5 et 15 % du chiffre d’affaires de l’entreprise, si elle supprime le tri, l’entretien et le stockage de documents physiques.
(chiffres fournis par le simulateur You Sign)
“ Par ailleurs, selon un sondage réalisé par Accenture Strategy et relayé par Forbes, 60 % des consommateurs sont attirés par les entreprises qui agissent pour la planète. ”
Opter pour la dématérialisation écoresponsable ♻️
Depuis quelques années, il y a une véritable prise de conscience écologique pour la sauvegarde de nos ressources. L’impact environnemental du papier est néfaste pour la Planète. En effet, pour produire une tonne de papier, il faut 300 000 litres d’eau et l’équivalent énergétique de 2 000 litres de pétrole. Cela revient à utiliser de l’énergie, détruire des ressources naturelles, disperser dans la nature des substances plus ou moins nocives intégrées dans le papier et contribuer à la déforestation.
Néanmoins, le digital est à utiliser avec parcimonie. Même si les conséquences sur l’environnement ne sont pas aussi visibles qu’avec le papier, le numérique est à l’origine de 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre. En cause, les datas centers et les mauvaises habitudes des consommateurs. Pour un numérique responsable, il convient d’être mesuré dans ses usages.
La digitalisation s’intègre dans une démarche écoresponsable et est indispensable pour rester compétitive et performant. Il est donc fort probable que plusieurs réglementations nationales et internationales concernant la consommation de papier, voient le jour. En réduisant l’usage de ressources matérielles, humaines et financières, la dématérialisation est une solution à adopter dès maintenant au sein de votre entreprise !
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