Comment mettre en place le forfait mobilité durable au sein de son entreprise ?

À l’heure où notre conscience écologique s’infiltre jusque sur notre lieu de travail, il est temps d’encourager ces démarches. C’est notamment ce qu’essaye de faire le forfait mobilité durable, mis en place le 9 mai 2020. En quoi ça consiste exactement ? Comment est-ce que ça peut être bénéfique pour votre entreprise ? On vous explique tout ! 

Aujourd’hui, on prend le vélo pour aller au boulot, on fait du covoiturage pour amener nos collègues au bureau, on privilégie les transports en commun à la voiture individuelle pour les déplacements domicile-travail.

Ces mobilités douces visent à diminuer notre dépendance vis-à-vis de notre véhicule personnel pour aller au travail. Mais surtout, elles tentent de réduire le risque routier et de mettre en place une démarche vertueuse et écoresponsable. Ces solutions agissent pour le bien commun, et le bien être de chacun.

Un plan de mobilité, ou encore, un forfait mobilité durable est donc primordiale dans une entreprise. Mais qu’est-ce que le plan de mobilité ? Qui peut bénéficier d’un forfait mobilité durable ? Combien ça coûte, qui le finance et comment le mettre en place ? Greenly vous explique tout !

Quand on parle d’optimisation des trajets domicile-travail, on pense souvent au plan de mobilité (PDM), ou alors à l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Depuis le 9 mai 2020, le forfait mobilité durable (FMD) remplace l’indemnité kilométrique vélo (IVK), qui était là depuis 2016, et les indemnités forfaitaires de covoiturage. Le but ?  Orienter toujours plus l’entreprise vers une démarche plus responsable.

Forfait mobilités durables : définition

Ce plan est donc un dispositif facultatif qui permet la prise en charge, totale ou partielle, par l’employeur des frais de transport personnels des salariés.

Le FMD est une des mesures phares de la loi d’orientation des mobilités (LOM). Mise en place le 26 décembre 2019, cette dernière vise à rendre les transports quotidiens plus faciles, plus écoresponsables et moins coûteux. Ce forfait s’inscrit donc dans une démarche d’amélioration continue, et de Responsabilité Sociétale des Entreprises. 

Ainsi, le forfait mobilité durable n’est pas obligatoire, mais est discuté dans les négociations annuelles obligatoires (NAO) pour les entreprises de plus de 50 salarié·es, au même titre que l’égalité professionnelle et la Qualité de Vie au Travail (QVT)

Les déplacements entre le domicile et le travail façonnent le bien-être au travail de l’employé·e. C’est pour cela que des accords d’entreprises doivent être pris concernant ce forfait de mobilité durable. Sans accord, c’est le plan de mobilité de l’employeur (PdME) qui est imposé aux entreprises de plus de 50 salarié·es, où il y a au moins 1 représentant du personnel syndiqué. Pour les sociétés de plus de 100 salarié·es, il est obligatoire d’élaborer un plan de mobilité.

Quelle est la différence avec le plan de mobilité ?

Véritable levier pour limiter les impacts environnementaux liés aux déplacements produits par une entreprise, le plan de mobilité (PDM) est aujourd’hui nécessaire pour optimiser les déplacements liés à l’entreprise.

Aussi appelé le plan de déplacement (PDD), c’est un ensemble de mesures qui sert à augmenter et optimiser les déplacements des salarié·es afin de réduire les émissions de gaz à effet de serre. En plus de renforcer le bien-être au travail, de diminuer le stress du trafic routier, le plan de mobilité s’inscrit dans une réelle démarche Qualité, ou encore dans un Système de management environnemental.

Les bénéfices du PDM sont nombreux, et d’ordre économique, environnemental et social. Ce plan vise plutôt à optimiser, tandis que le FMD tend à encourager et récompenser les déplacements durables de ses salarié·es par un remboursement des frais liés à leurs déplacements.

Quels sont les moyens de transport éligibles au FMD ?

Voici la liste complète des modes de transports considérés comme durables et alternatifs à la voiture, qui sont éligibles au FMD : 

• le vélo personnel ou le vélo à assistance électrique 
• les services de mobilité partagée, les free floating que sont la location ou la mise à disposition en libre-service de vélos, vélos électriques, scooter, trottinettes, gyropodes
• les trottinettes personnelles
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager 
• les services d’autopartage à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène)
• les transports publics (bus, métro, RER, tramway) hors abonnements

De plus, à partir du 1er janvier 2022, ce forfait va également prendre en compte les déplacements domicile travail réalisés au moyen d’un engin personnel motorisé, comme la trottinette électrique, la gyroroue ou le skate électrique.

Tout l’enjeu est de baisser son empreinte carbone, et sa dépendance à la voiture individuelle. D’ailleurs, si le sujet de l’empreinte carbone de votre véhicule vous intéresse, nous avons rédigé un comparatif entre l’empreinte de la voiture thermique versus la voiture électrique.

Est-ce obligatoire de mettre en place le forfait de mobilité durable ?

Depuis le 1er janvier 2018, c’est la loi de la transition énergétique pour la croissance verte (LTECV), qui rend cela obligatoire pour les entreprises qui accueillent plus de 100 salarié·es sur un même site. 

Si plusieurs entreprises se trouvent sur le même lieu, elles peuvent faire un plan de mobilité interentreprises. De même, il est important de savoir que les entreprises qui ne respectent pas cette obligation n’ont pas le soutien financier et technique de l’ADEME.

Qui finance le forfait mobilité durable ?

Le FMD est à la charge de l’employeur. Ces charges sont exonérées d’impôts pour le salarié, et exemptées de charges sociales pour les employeurs. Ce forfait mobilité durable sert à encourager les transports alternatifs respectueux de l’environnement, mais permet également à augmenter le pouvoir d’achat des salariés, sans toucher à leur salaire. 

La mise en place du FMD ou PDM par accord d’entreprise

Si la question de la mobilité est aujourd’hui inscrite dans les NAO, c’est parce qu’elle participe au bien-être des employé·es, à l’image écoresponsable de l’entreprise, et à la réduction des émissions à effet de serre. Elle encourage les employé·es à être plus responsables, vertueux, et développe la cohésion au sein du groupe.

Le forfait mobilité durable peut être mis en place à n’importe quel moment dans l’année, puisque les NAO ne se tiennent pas forcément à une date précise. Si l’employeur le veut, il peut également être activé de manière rétroactive.

Ainsi, cette prise en charge est discutée de manière collective avec les parties prenants. Le montant, les modalités de remboursement et les critères d’attribution de la prise en charge des frais doivent être encadrés par accord d’entreprise, ou interentreprises, ou à défaut, par accord de banche.

Par décision unilatérale de l’employeur

Parfois, la décision de mettre en place un FMD se fait de manière unilatérale d’après les vœux de l’employeur. Il doit bien évidemment consulter le Comité Social Économique avant. 

Une fois mis en place, ce plan doit bénéficier à tous les salarié·es de l’entreprise qui remplissent les conditions d’accès au forfait.

Le montant de l’exonération a un plafond de 500 €, et c’est l’employeur qui fixe librement le montant du forfait qu’il alloue. En revanche, la loi d’orientation des mobilités ne fixe aucun plancher.

Que l’on soit dans le secteur privé ou public, la somme diffère. Mais dans tous les cas, la somme versée est exonérée des cotisations sociales, de CSG-CRDS et d’impôt sur le revenu.

Pour les salariés du secteur privé

Quand on est travailleur dans le privé, les frais pris en charge peuvent monter jusqu’à 500 € par an et par salarié·e. Cette somme peut être supérieure si l’employeur décide d’encourager les salarié·es à avoir recours à des déplacements durables. Dans ce cas, il n’y a pas d’exonération pour la partie du montant supérieur au plafond de 500 € puisque l’avantage fiscal du FMD ne peut dépasser cette somme.

Le versement de l’allocation peut se faire de 2 manières : 

• Mensuellement : le montant de la prise en charge doit apparaître clairement sur la fiche de paie.
• Sous-forme de titre mobilité : le fonctionnement est calqué sur le modèle des tickets-restaurant. Le paiement est dématérialisé avec un montant défini à l’avance et prépayé. Le salarié peut alors l’utiliser directement pour couvrir ses dépenses mobilités (recharge vélo électrique, achat, location ou entretien de son vélo…). Le salarié n’aura pas de frais à engager en attendant un remboursement

Pour les salariés du secteur public 

Pour les agents de la fonction publique, le montant remboursé est de maximum 200 € par an et par personne. La condition sine qua non de l’éligibilité, est l’utilisation d’un vélo ou du covoiturage.

Quelle prise en charge du FMD pour un salarié à temps partiel ?

Est-ce qu’on peut bénéficier du forfait mobilité durable quand on travaille à temps partiel ? Oui, si l’on utilise des moyens de transport respectueux pour faire le trajet domicile travail.

La prise en charge dépend donc de la durée du travail. Si elle est égale ou supérieure à 50 % de la durée légale hebdomadaire du travail, le salarié doit bénéficier du FMD en suivant le même barème que la personne employée à temps complet.

Si la durée du travail est inférieure à 50 %, la prise en charge est calculée en fonction du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Dans les deux cas, le FMD n’est pas renouvelé de manière tacite, il faut faire une nouvelle demande d’octroi chaque année.

Quels justificatifs fournir à son employeur ?

Pour éviter d’alourdir la charge de travail, et encourager les modes de transports doux, les justificatifs se basent souvent sur la confiance entre l’employeur et le salarié. Qu’on soit dans le privé ou le public, on doit pouvoir justifier de l’utilisation effective d’un, ou plusieurs, moyens de transport concernés dans le forfait, avec une déclaration sur l’honneur ou avec divers justificatifs.

Donc, pour l’utilisation d’un vélo mécanique ou à assistance électrique, une simple attestation sur l’honneur peut suffire. Elle doit être déposée au plus tard le 31 décembre de l’année, chaque année.

Néanmoins, il peut y avoir un contrôle de la part de l’employeur qui peut vouloir voir les factures d’achat, d’assurance ou d’entretien du vélo.

L’utilisation du covoiturage, par les agents publics, est un peu plus réglementée. Les justificatifs peuvent être :

• un relevé de facture, quand on est passager 
• un relevé de paiement d’une plateforme de covoiturage quand on est conducteur 
• une attestation sur l’honneur du covoitureur, quand cela se fait en dehors d’une plateforme de covoiturage 
• une attestation issue du registre de preuve de covoiturage

Les déclarations d’honneur des salarié·es peuvent être renforcées par des outils complémentaires, qui se basent aussi sur la confiance. On peut retrouver : 

• la grille d’émargement qui sert à noter le transport utilisé pour venir au travail 
• le fichier informatique qui a le même principe

Plus rarement, les notes de frais peuvent être utilisées pour calculer le montant du remboursement versé du forfait mobilité durable. En revanche, cela a un certain coût de traiter ces notes par l’entreprise, et donc les déclarations sur l’honneur sont très souvent suffisantes.

Peut-on toucher le forfait mobilité durable quand on a plusieurs lieux de travail ?

Comment faire quand on travaille sur différents lieux ? Il arrive que l’on exerce son travail sur différents lieux, qui appartiennent à une même entreprise, et que cette dernière n’assure pas le transport entre ces endroits.

Quel cumul avec la participation aux transports publics ?

Dans le secteur privé, on peut toucher le forfait mobilité durable, et être remboursé à hauteur de 50 % de l’abonnement des transports publics, ou des vélos partagés, à hauteur de maximum de 400€.

En revanche, ce sont des frais qui s’ajoutent au FMD, l’avantage fiscal de ces deux aides ne peut dépasser le montant maximum par salarié·e de 500 € (FMD) avec le montant de la prime de transport.

Dans la fonction publique, les deux ne sont pas cumulables. En revanche, et à titre exceptionnel, cela a été autorisé pour l’année 2020. On pouvait cumuler si les deux concernaient des périodes d’utilisation strictes entre le 11 mai et le 31 décembre 2020. Cela faisait suite au déconfinement, et à la peur de voir l’utilisation de la voiture personnelle exploser.

Frais de carburant : peut-on les cumuler avec le FMD ?

On peut également cumuler le forfait mobilité durable avec la prise en charge des frais de carburant. Cependant, on ne peut pas accumuler les trois dispositifs, la prime transport, le FMD et cette prise en charge des frais de carburant. De plus, il y a une limite d’exonération pour ces charges.

Quand on est dans le secteur privé, sur les 500 € d’exonération, on peut déduire seulement 200 € pour les frais de carburant. Ces derniers peuvent également concerner l’alimentation de véhicules électriques hybrides rechargeables ou hydrogénés.

Quid du forfait mobilités durables et des indemnités kilométriques ?

Depuis mai 2020, on ne prend plus en charge les frais de déplacement à vélo en fonction du nombre de kilomètre parcours, mais par rapport à un calcul forfaitaire.

En revanche, comme le dit l’Urssaf, le cumul entre le FMD et le versement d’indemnités kilométriques est possible seulement dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour faire ses trajets domicile travail.

Le cumul peut se faire uniquement pour le conducteur en covoiturage, puisque c’est la seule personne qui peut prétendre remplir les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques et du FMD.

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