Comment reconnaître une entreprise éthique ?
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Envie de soutenir une entreprise vraiment éthique ? Découvrez les signes qui ne trompent pas pour repérer les entreprises qui font rimer business avec conscience.
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Quel est l’intérêt du fichier des écritures comptables (FEC) ?
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Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier informatisé et normé à l'échelle nationale, qui donne un aperçu de toutes les données concernant la comptabilité d'une société pour une période spécifique. Pour la comptabilité carbone, un fichier FEC, répond à plusieurs intérêts : assurer la transparence des données, la cohérence et l'auditabilité des flux d'informations, mais appliquée aux émissions de gaz à effet de serre plutôt qu'aux flux financiers.
Quelle est la définition du fichier FEC en comptabilité ?
“ Le fichier des écritures comptables (FEC) correspond à un journal comptable regroupant l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise sur la durée d’un exercice, sauf exceptions. À l’intérieur de ce fichier unique, les écritures doivent être numérotées de manière chronologique et croissante, sans rupture dans la séquence pour un même code journal (source : FEC Expert). ”
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Autrement dit, le fichier des écritures comptables (FEC) est un document informatisé et standardisé en France, qui rend compte de toutes les informations relatives à la comptabilité d'une entreprise sur une année précise.
Il s'agit d’un registre chronologique des actions menées par l’entreprise, accompagné d’une notice explicative, et conservé sur un support sécurisé, non modifiable, afin de :
Conformité
Garantir la conformité aux normes imposées par l’administration fiscale.
Dématérialisation
Permettre un contrôle à distance, sans nécessiter la présence physique de l’administration dans les locaux de l’entreprise.
Transparence
Assurer une transparence des opérations, facilitant la détection rapide d’éventuelles erreurs ou fraudes.
Accessibilité
Être accessible à l’expert-comptable, qui s’en sert pour établir les déclarations obligatoires (TVA, compte de résultat, etc.) ou en cas de contrôle fiscal.
🔎 Qui supervise l'enregistrement des écritures comptables ? Les agents de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) contrôlent les déclarations d'impôts. Ce contrôle, effectué à l'aide d'un logiciel, analyse avec précision l'exercice des entreprises et le niveau de conformité avec la déclaration d'impôt établie. Ce système dématérialisé permet de relever la moindre incohérence ou anomalie, tant sur le fond que sur la forme du fichier fourni. Si des irrégularités sont constatées, des rectifications peuvent être apportées et le montant de l'imposition réévalué. Les irrégularités peuvent aussi faire l'objet d'une sanction financière si elles s'avèrent trop importantes.
À quoi sert un fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le FEC, initialement conçu pour répondre aux exigences fiscales françaises (article L47 A du LPF), trouve une nouvelle dimension d'application dans la comptabilité carbone – pour les raisons suivantes :
En résumé, l'édition des fichiers comptables digitaux sert donc à :
Structure les données
En savoir +
Chaque transaction économique peut générer des impacts carbone qui doivent être enregistrés, classifiés et agrégés selon les périmètres définis par les référentiels internationaux. Le fichier FEC permet de tracer l’origine, ventiler les émissions, horodater et documenter les hypothèses.
Instaure une gouvernance
En savoir +
Établit une gouvernance des données environnementales comparable aux standards financiers – et matérialise la piste d'audit nécessaire à la vérification par des organismes tiers, condition sine qua non de la crédibilité d’un Bilan Carbone® dans un contexte réglementaire de plus en plus contraignant.
Amélioration continue
En savoir +
Cette approche systématique permet également d'identifier les zones d'incertitude, de quantifier la qualité des données collectées et d'orienter les efforts d'amélioration vers les postes d'émission les plus significatifs et les moins documentés.
Intégration au reporting
En savoir +
Le fichier FEC constitue un socle technique important et facilite l'articulation entre les différents niveaux de reporting : depuis les données opérationnelles de terrain jusqu'aux agrégats communiqués aux parties prenantes et aux régulateurs.
Qui est obligé de tenir une comptabilité informatisée ?
“ Sont concernées toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité (source : Éditions Francis Lefebvre, 2016). ”
Depuis 2014, les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) ont l’obligation de produire et de conserver un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal, si elles relèvent des catégories suivantes :
- bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
- bénéfices non commerciaux (BNC)
- bénéfices agricoles (BA)
En revanche, cette disposition ne concerne pas :
Les micro-entrepreneurs
Les entreprises agricoles au régime du forfait
Les SCI (société civile immobilière) dont la direction est assurée par une ou des personne(s) physique(s)
Pour les associations ayant une activité commerciale ou lucrative, même marginale, deux options sont disponibles :
- fournir un FEC dans lequel figurent toutes les opérations de l'association (lucratives et non lucratives) ;
- gérer deux systèmes comptables distincts et produire un FEC exclusivement pour les activités commerciales et lucratives.
Que contient exactement le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Les fichiers des écritures comptables doivent répondre à un certain nombre d’exigences stipulées par l'article L.47 A du Livre des procédures fiscales – ainsi qu'à la norme ISO 9660 pour ce qui concerne son support d'inscription, que ce soit en termes de spécifications techniques nécessaires ou d'enregistrement des contenus.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un tableau au format Excel qui doit impérativement inclure les 18 champs ci-après :
- le code journal de l'écriture comptable ;
- le libellé journal de l'écriture ;
- le numéro de séquence de l'écriture ;
- la date de comptabilisation de l'écriture ;
- le numéro de compte ;
- le libellé de compte ;
- le numéro de compte auxiliaire ;
- le libellé de compte auxiliaire ;
- la référence de pièce justificative ;
- la date de la pièce justificative ;
- le libellé de l'écriture comptable ;
- le montant au débit (ou le montant) ;
- le montant au crédit (ou le sens) ;
- le lettrage de l'écriture ;
- la date de lettrage ;
- la date de validation de l'écriture ;
- le montant en devise ;
- l'identifiant de la devise.
À noter qu’il est possible d’ajouter jusqu’à quatre champs supplémentaires dans le fichier, au-delà des champs obligatoires. Par ailleurs, pour que le FEC (fichier des écritures comptables) soit complet et conforme, il doit impérativement inclure :
- le journal général de la comptabilité,
- les écritures d’inventaire,
- ainsi que les écritures d’à-nouveaux, c’est-à-dire celles correspondant à l’ouverture et à la clôture de l’exercice comptable.
💡Notice explicative : clé pour lire les données carbone ? Une notice explicative peut être jointe au fichier des écritures comptables pour en faciliter la lecture et fournir de plus amples informations sur son contenu. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle permet de clarifier les spécificités méthodologiques, les choix d’indicateurs, ou encore les unités utilisées (e.g. explication des éventuelles anomalies présentes dans le FEC) – ce qui facilite la lecture des données dans le cadre de l’élaboration d’un Bilan Carbone®.
Exemple et astuces pour réaliser un fichier des écritures comptables
Pour établir un fichier FEC parfaitement conforme, l'entreprise peut le saisir directement à partir de son logiciel de comptabilité. En effet, la majorité des logiciels disposent d'une fonctionnalité permettant d'éditer un fichier des écritures comptables conforme aux normes de l'administration fiscale.
Il faut cependant veiller à ce que les champs du tableau soient remplis selon la codification qui s'y applique :
- les champs non utilisés doivent rester blancs (ni 0 ni espace) ;
- les champs 19 à 22 sont obligatoires uniquement pour les entreprises soumises aux bénéfices agricoles (BA) et aux bénéfices non commerciaux (BNC).
💡Quel outil gratuit permet de contrôler la conformité du FEC ? Afin d'accompagner au mieux les professionnels dans l'édition du FEC, la DGFiP a mis à la disposition des entreprises un logiciel gratuit qui permet de contrôler le respect des normes en vigueur : Test Compta Demat. Ainsi, ce vérificateur analyse le document et signale les anomalies potentielles qui nécessitent une correction.
Fichier FEC est-il obligatoire en cas de contrôle fiscal ?
Oui, le fichier FEC est le seul format accepté par l’administration française en cas de contrôle fiscal.
Comptabilité informatisée : que faire en cas de contrôle fiscal ?
“ En cas de contrôle fiscal, toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit remettre à l’administration le fichier des écritures comptables (FEC), conformément à l’article L.47 A du Livre des procédures fiscales (source : Article L.47 A du Livre des procédures fiscales). ”
Ce fichier est le seul format accepté pour présenter la comptabilité. Il doit être transmis à la DGFiP dans un délai de 15 jours à compter de l’avis de vérification, et contenir l’ensemble des écritures des journaux pour chaque exercice concerné.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité lors d'un audit fiscal ?
Selon l’article 1729 D du Code général des impôts, certains manquements liés à votre fichier FEC peuvent entraîner des sanctions :
- ❌l'entreprise refuse de fournir son FEC ;
- ❌le FEC a été transmis par l'entreprise après le délai de 15 jours ;
- ❌le FEC ne respecte pas les normes de format et de contenu.
🚩Quelles sanctions en cas de non-conformité ? En cas de défaut de remise du fichier comptable informatisé ou de remise de fichiers non conformes aux normes de l’article A 47 A-1 du LPF, l’article 1729 D du CGI prévoit une amende de 5 000 €, ou, si une rectification entraîne un montant plus élevé, une pénalité pouvant atteindre 10 % des droits réclamés (source : Éditions Francis Lefebvre, 2022).
Dans quelle mesure le FEC est-il utile à la comptabilité carbone ?
Le fichier des écritures comptables constitue un levier déterminant pour professionnaliser votre démarche de comptabilité carbone. La structuration des données selon les standards du FEC transforme fondamentalement la qualité et l'efficacité du reporting carbone – pour plusieurs raisons :
la numérisation de l’exercice comptable sous forme de fichier FEC permet de disposer de données précises et structurées, facilitant ainsi le calcul de l’impact carbone ;
cela permet aussi d’identifier les différents scopes d’émissions associés, facilitant leur compréhension et gestion ;
la suite climat développée par Greenly exploite ce fichier en l’intégrant directement à sa base de données !
grâce à ces données, Greenly peut estimer votre Bilan Carbone® précis pour chaque activité comptable de l’entreprise ;
par ailleurs, l’outil facilite la proposition de solutions alternatives, visant à réduire les postes importants d’émissions de gaz à effet de serre.
Grâce à Greenly et le fichier des écritures comptables, l'automatisation de la collecte et du traitement des données réduit significativement les délais de production du Bilan Carbone®, passant généralement de plusieurs mois à quelques semaines. Cette optimisation permet à vos équipes de se consacrer pleinement à l’analyse approfondie et à l’élaboration de stratégies efficaces de décarbonation.
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Bibliographie
Article A 47 A-1 du LPF : forme et contenu du FEC, FEC Expert, https://www.fec-expert.fr/format-fec-caracteristiques-remise/a47a1-lpf-forme-contenu-fec.html
Le fichier des écritures comptables (FEC), Éditions Francis Lefebvre, 2016, https://www.efl.fr/actualite/fichier-ecritures-comptables_R-98c612fd-1cb7-455b-874f-aad6b3a05ed8
Livre des procédures fiscales, Article L.47 A du Livre des procédures fiscales, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037526053
L'amende pour défaut de remise de comptabilité informatisée …, Éditions Francis Lefebvre, 2022, https://www.efl.fr/actualite/amende-defaut-remise-comptabilite-informatisee-applique-controle-exercice
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