Notice d'information
Solution "Engagement Fournisseurs"
Dernière mise à jour: Novembre 2023
1. Généralités – La Solution "Engagement Fournisseurs"
Offspend, société opérant sous le nom commercial Greenly, traite vos Données Personnelles (telles que définies ci-dessous) pour les besoins de la fourniture de la Solution "Engagement Fournisseurs" à ses propres clients (le "Service").
Afin de fournir ce Service, un questionnaire (le "Questionnaire") vous est transmis par voie électronique sur demande des clients d'Offspend ayant communiqué leur souhait d'engager leurs propres fournisseurs, dans le but d'intégrer le scope 3 dans leur bilan GES.
Sur la base des réponses (ou de l'absence de réponse) fournies dans le cadre du Questionnaire, Offspend sera ensuite en mesure de vous attribuer un "score" (notes s'échelonnant entre A+ et E), ce score permettant d'indiquer la maturité de la stratégie carbone que vous avez mis en œuvre en tant que fournisseur.
En fonction du score qui vous est attribué, Offspend pourrait également être amené à traiter vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale par voie téléphonique, afin de vous proposer d'améliorer votre propre bilan GES en adhérant à la plateforme de comptabilité carbone de Greenly.
2. Généralités – Notice d'Information
En tant que responsable de traitement, Offspend (Offspend SAS, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 878 730 647 et domiciliée au 9 rue de Quatrefages, 75005, France,) (« Offspend » ou « nous ») s'engage à protéger votre vie privée ainsi que la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel qu’elle traite, dans le respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et son décret d'application n° 2019-536 du 29 mai 2019 (la "Loi Informatique et Libertés") et du règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (le "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles" ou "RGPD ").
Une donnée à caractère personnel désigne toute information susceptible de vous identifier directement (ex. votre nom) ou indirectement (ex. votre numéro de téléphone) (« Donnée(s) Personnelle(s) »).
La présente notice d'information ("Notice d'Information") explique la façon dont nous traitons vos Données Personnelles dans le cadre du Service. Nous vous invitons donc à lire attentivement cette Notice d'Information.
3. De quelles sources proviennent vos Données Personnelles ?
Nous traitons uniquement les Données Personnelles que vous nous communiquez directement lorsque vous répondez aux questions posées via le Questionnaire, qui vous est transmis sur demande de nos clients, pour les besoins de la fourniture du Service.
4. Caractéristiques des traitements de vos Données Personnelles
| FINALITÉ DU TRAITEMENT | DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES | BASE LÉGALE | DURÉE DE CONSERVATION* |
|---|---|---|---|
| Vérification de la fiabilité des informations fournies au sein du Questionnaire | Données relatives à la vie professionnelle (poste occupé, nom de l’entreprise) et données d’identification et de contact (nom, prénom, e-mail professionnel) | Intérêt légitime de la société Offspend | 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec vous |
| Prospection commerciale par voie téléphonique | Données d’identification et de contact (nom, prénom, numéro de téléphone professionnel), langue(s) parlée(s) | Intérêt légitime de la société Offspend. | 3 ans à compter (i) du dernier contact avec vous ou (ii) de la fin de la relation contractuelle vous, si vous avez vous-même adhéré à la plateforme de comptabilité carbone de Greenly |
*A l’issue de ces durées de conservation, vos Données Personnelles, strictement nécessaires, pourront être archivées en base intermédiaire pour des raisons administratives (juridiques, comptables, fiscales, etc.). Par exemple, elles peuvent être archivées pendant une durée de 5 ans, à compter de la fin de la durée de conservation en base active, pour des raisons contentieuses (durée de la prescription), ou pendant 10 ans pour des raisons comptables. Aux termes de ces périodes, les données seront supprimées de nos bases de données.
5. Partageons-nous vos Données Personnelles ?
Afin de fournir le Service, la société Offspend peut être amenée à transmettre vos Données Personnelles aux destinataires suivants :
| Prestataires de service de confiance | Catégories de prestataires de services de confiance : • Pour les besoins du support technique, de la maintenance et de l’hébergement du Site Greenly: vos Données Personnelles sont transmises à notre prestataire Heroku, établi en Irlande ; • Pour les besoins de la communication et du marketing: vos Données Personnelles peuvent être transmises à Customer.Io, qui les héberge exclusivement au sein de l'Union européenne ; • Pour les besoins de l’amélioration du Site Greenly et de la réalisation de statistiques : vos Données Personnelles pourront être transmises à nos prestataires A/B Tasty, PostHog Cloud EU, à Mixpanel et à Clearbit. Dans tous ces cas, vos Données Personnelles sont exclusivement hébergées au sein de l'Union européenne. Offspend s’assure que ces tiers mettent en œuvre des mesures de sécurité pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos Données Personnelles. |
| Services internes de Offspend | Vos Données Personnelles sont traitées par les services internes compétents d’Offspend et plus particulièrement par les équipes marketing et tech d'Offspend établies en France. |
| Autorités administratives et judiciaires | Offspend peut aussi être amenée à divulguer vos Données Personnelles lorsque celles-ci sont exigées par des autorités judiciaires et administratives justifiant devoir en connaître ou pour permettre à Offspend de défendre ses propres droits devant les autorités compétentes. De plus, si Offspend fait l’objet d’une cession d’une activité ou d’actifs, nous pourrons communiquer vos Données Personnelles à l’acquéreur potentiel de cette activité ou de ces actifs |
6. Transférons-nous vos Données Personnelles en dehors de l'Espace Economique Européen (EEE) ?
Les Données Personnelles que nous traitons sont exclusivement hébergées au sein de l’Union Européenne.
Dans l'éventualité où nous serions amenés à transférer certaines de vos Données Personnelles à un destinataire situé en dehors de l’Espace économique européen, nous nous assurerons, le cas échéant que (i) ce prestataire soit localisé dans un pays disposant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou (ii) lorsque ce n'est pas le cas, que les garanties appropriées en vertu du RGPD (clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne) soient mises en place par Offspend, accompagnées de mesures de sécurité techniques et organisationnelles supplémentaires.
7. Quels sont vos droits concernant vos Données Personnelles et comment les exercer ?
En tant que personne concernées, vous disposez des droits suivants :
· Un droit d’accès : droit d'obtenir des informations sur les Données Personnelles vous concernant sont traitées, pour quelles finalités, pour quelle durée, etc. que nous traitons et vous concernant, ainsi que le droit d'obtenir une copie de vos Données Personnelles dans un format compréhensible (une preuve de votre d’identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur cette dernière) ;
· Un droit de rectification : droit d'obtenir que vos Données qui sont inexactes ou incomplètes, soient rectifiées, complétées et / ou mises à jour ;
· Un droit à la limitation : droit d'obtenir la limitation d'un ou de plusieurs traitements de vos Données Personnelles dans certains cas listés à l'article 18 du RGPD (ex. le temps qu’Offspend traite une demande d’opposition de votre part) ;
· Un droit de ne pas faire l'objet de certains traitements particuliers : en application de l'article 22 du RGPD, vous pouvez nous demander de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façons similaire ;
· Un droit d’opposition : droit de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière (dans les conditions prévues à l'article 21 du RGPD). Lorsque vos Données Personnelles sont traitées à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement, y compris lorsqu'il inclut des activités de profilage (dans la mesure où elles sont liées à cette prospection commerciale) ;
· Un droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : droit de nous demander de procéder à l’effacement de vos Données Personnelles dans certaines circonstances prévues à l'article 17 du RGPD. Toutefois, nous pouvons être amenés à conserver vos Données Personnelles dans certains cas particuliers (ex. pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement de vos Données Personnelles) ;
· Un droit à la portabilité : droit permettant de recevoir vos Données Personnelles, lorsqu'elles sont traitées sur la base légale de votre consentement ou du contrat, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et de demander à ce que nous les transmettions à un autre responsable de traitement ;
· Un droit en cas de décès : conformément à l'article 85 de la Loi Informatique et Libertés, vous avez le droit de nous demander de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès ; et
· Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, en particulier dans le pays dans lequel vous résidez ou travaillez (le cas échéant), ou dans le pays où a eu lieu le manquement allégué. En France, l'autorité de contrôle est la Commission nationale de l'informatique et des libertés ("CNIL"), qui peut être contactée à l'adresse suivante : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Afin d’exercer vos droits, merci de nous contacter directement :
- par email : [email protected] ; [email protected]
- par courrier postal : Paul de Kerret, Délégué à la Protection des Données, Greenly (société Offspend), 28 Rue de Londres, 75009 Paris.
8. Modification de cette Notice d'Information
Afin que la présente Notice d'Information soit constamment à jour, Offspend peut être amenée à la modifier. Vous pouvez prendre connaissance de la date de sa dernière mise à jour en vous référent à la mention "Dernière mise à jour" en haut de la Notice d'Information.
Lorsque nous envisageons des modifications substantielles à la Notice d'Information (ex. changement des finalités de traitement des Données Personnelles), nous vous en informerons avant que ces changements ne deviennent effectifs.