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Les bénéfices de la mutualisation des bureaux
La croissance d’une entreprise va de pair avec le bien-être des salariés, leur productivité et leur créativité. Le point commun de ces critères ? Un environnement de travail flexible, économique et collaboratif.
C’est là tout le principe de la mutualisation des bureaux.
Pourquoi les bureaux partagés constituent-ils une solution écologique ? Quels sont les bénéfices de ces espaces de travail collaboratifs ? Comment trouver des espaces de travail collaboratifs ? Réponses dans cet article.
Qu’est-ce que la mutualisation des bureaux ?
La mutualisation des bureaux, définition
La mutualisation des bureaux désigne la mise en commun des espaces de travail et des outils entre plusieurs entreprises et travailleurs indépendants. Autrement dit, une entreprise qui possède des locaux peut proposer en location les espaces inoccupés à d’autres structures.
Qu’il s’agisse d’un grand groupe, d’une PME, d’une start-up ou même de travailleurs indépendants, tous les types de structures peuvent profiter d’espaces de travail mutualisés.
La mutualisation des bureaux englobe plusieurs formes d’espaces de travail qui répondent à des besoins spécifiques :
- les espaces de coworking, qui favorisent les échanges, créent des synergies et réduisent l’isolement des travailleurs ;
- les centres d’affaires, qui sont des espaces de travail comprenant des bureaux individuels, des salles de réunion ou encore des salles de détente ;
- le flex office, qui désigne l'absence d’attribution d’un poste de travail à chaque salarié ;
- les espaces privatisés, plus calmes qui favorisent la productivité.
👉 Bon à savoir : en 2022, les espaces de coworking ont connu une croissance de 20 % avec un taux d’occupation record de 91 %. [Ubiqdata 2022]
Une vision du travail qui évolue
Malgré les mutations sociales, culturelles, environnementales et technologiques actuelles, le bureau reste un haut lieu de la créativité qui fédère, stimule et engage les collaborateurs. En d'autres mots, le bureau est le point de rencontre central d’une entreprise et constitue une composante essentielle dans l’amélioration de sa performance globale.
Cependant, les nouveaux usages, l’essor du télétravail, la hausse des prix de l’immobilier, l’éclosion des start-up, les besoins des travailleurs et la digitalisation des échanges redéfinissent l’usage et l’aménagement des bureaux. Les exigences des collaborateurs sont devenues multiples :
- avoir un véritable équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle ;
- réduire le temps passé dans les transports ;
- bénéficier de plus de flexibilité ;
- bâtir une relation de confiance avec la hiérarchie.
Les bureaux privés traditionnels ne sont plus considérés comme des lieux de travail rentables sur le plan économique, et ce, à de multiples niveaux. De plus en plus, les espaces de travail occupent des surfaces réduites, mais sont modulables, mieux agencés et mieux exploités.
Initialement, les bureaux partagés s'adressaient aux petites structures et aux travailleurs indépendants désireux de bénéficier d’un lieu entièrement équipé, à faible coût et favorisant le réseautage. Pour faire face aux nouveaux besoins des entreprises comme à ceux des employés, cette solution constitue dorénavant une alternative pour les PME et les grandes entreprises.
👉 Pour preuve : en 2018, près d’un coworker sur deux travaillait pour une entreprise de plus de 50 salariés.
Aujourd’hui, nos espaces de travail se veulent l’alliance entre lieu de collaboration et lieu de vie (ils sont souvent composés d’une cuisine, de salles de pause, voire d’une salle de sport). L’objectif ? Associer performance et bien-être des salariés.
Généralement, les espaces de travail sont divisés en trois segments :
- les bureaux (privés ou en open space) ;
- les espaces communs (cafétéria, salle de réunion, etc.) ;
- les espaces logistiques (local technique, hall d’accueil, sanitaires, etc.).
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Quels sont les avantages de la mutualisation des bureaux ?
Des espaces de travail sources d’opportunités d’affaires
En mettant en contact des professionnels de tous horizons, la mutualisation des bureaux favorise le réseautage. Synonyme d’opportunités d’affaires, le networking constitue un atout précieux pour développer de nouveaux partenariats et sortir de l’isolement professionnel.
En outre, le fait de travailler dans un environnement stimulant avec des personnes issues de divers secteurs d’activité, ambitieuses et passionnées favorise la productivité, la créativité et stimule l’innovation. Les entreprises colocataires peuvent confronter leur point de vue, tandis que les PME et TPE peuvent se nourrir de l’expérience des grandes entreprises pour éviter de reproduire leurs éventuelles erreurs.
Ces espaces mutualisés sont parfois aussi des hubs d’activités entrepreneuriales. Ils donnent accès à des événements, des ateliers ou des conférences afin de rester au fait des évolutions de son secteur d’activité et du monde professionnel en général.
En définitive, un lieu de travail partagé contribue à la croissance personnelle et professionnelle.
La réduction des coûts de location et d’équipement
Une entreprise qui opte pour la mutualisation des bureaux réduit les dépenses liées à la location et à l’entretien des espaces de travail.
En louant des locaux adaptés à ses besoins et pour une durée déterminée à l’avance, les employeurs n’ont plus à prendre en charge les frais de bureaux à moitié vides, mais uniquement de la surface utilisée par leurs salariés.
À cela s’ajoute la mise à disposition :
- d’autres pièces destinées au bien-être des employés - à l’image des cuisines ou des salles de sport ;
- d’équipements de qualité (comme les imprimantes, la connexion Internet, etc.) afin de proposer un environnement de travail opérationnel sans avoir à supporter les coûts d’achat et de maintenance.
👉 Ces économies non négligeables peuvent ainsi être réinvesties.
Cette pratique s’avère plus intéressante que la location de bureaux traditionnels sur le long terme (notamment pour les projets à court terme, pour les petites entreprises ayant un budget limité ou pour les entreprises à croissance rapide).
En moyenne, les bureaux ne sont occupés que 60 % du temps. Or, près de 40 % des actifs d’une entreprise sont dédiés aux frais immobiliers. [Dynamique Mag] Selon Le Monde, la location de bureaux traditionnels peut devenir un véritable gouffre financier puisque chaque poste de travail coûte 12 481 €.
La mutualisation des bureaux s’inscrit dans une démarche de développement durable
Au-delà de réaliser des économies liées à la location des espaces de travail, la mutualisation des bureaux est synonyme de mutualisation des coûts.
La mise en commun des locaux, des équipements et des services permet de réaliser des économies sur les charges locatives et privatives. Ainsi, les coûts liés à l’entretien de l’espace, aux consommations d’électricité, d’eau et de chauffage, à l’abonnement Internet, aux fournitures de bureau ou encore à l’assurance des locaux sont répartis entre les occupants.
Le fait de partager les espaces de travail, ainsi que les équipements et les services qui le composent présente aussi des bénéfices écologiques. Cette mutualisation donne lieu à :
- la réduction du gaspillage (d’équipements, de papier, etc.) ;
- une faible production de déchets (selon EasyRecyclage, un employé de bureau produit chaque année 130 kilos de déchets) ;
- une consommation énergétique réduite (les bureaux occupés par une seule entreprise sont d’autant plus énergivores que 58 % des locaux français sont classés E, F ou G au DPE). [source : Comptazine]
En bref, la mutualisation des bureaux répond aux exigences du décret tertiaire publié en 2019. Ce dernier impose aux entreprises de plus de 1 000 m2 de réduire de 40 % leur consommation d’énergie d’ici 2030, puis de 50 % en 2040 et 60 % en 2050. À cela s’ajoute l’obligation pour les entreprises de réaliser 10 % d’économie d’énergie conformément au plan de sobriété énergétique français.
Au-delà de contribuer aux enjeux climatiques, le fait de consommer moins permet de diminuer la facture énergétique des entreprises qui louent leurs espaces vacants, tout en bénéficiant d’un loyer pour chaque poste loué.
Une flexibilité géographique
La mutualisation des bureaux consiste à disposer des mètres carrés non utilisés par l’entreprise qui en est propriétaire.
Selon l’Institut Paris Régions (IPR), en 2022 en Ile-de-France, plus de 4,4 millions de mètres carrés étaient inutilisés.
Or, une entreprise louant des bureaux partagés est en mesure :
- d’offrir un espace de travail à ses salariés situés dans d’autres villes ;
- de réunir ses équipes dans un seul et même lieu lors d’un voyage d’affaires ;
- de réduire les déplacements de ses collaborateurs en leur permettant de travailler dans un bureau proche de leur domicile.
En réduisant l’usage des véhicules personnels au profit des mobilités douces et des transports en commun, l’entreprise réduit les émissions de carbone inhérentes aux déplacements domicile-bureau de ses équipes et contribue à leur bien-être. Par ailleurs, recourir à des alternatives durables s’inscrit dans une démarche environnementale plus large puisqu’elle contribue à améliorer la qualité de l’air et à réduire la pollution sonore.
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Quels critères pour choisir son espace de travail partagé ?
Les espaces de coworking sont par définition spécialisés dans la mutualisation des bureaux, puisqu’ils réunissent toute une typologie d’espaces de travail (bureaux privatifs, coworking, salles de réunion, espaces détente), partagent les équipements (imprimantes, visioconférence, etc.) mais aussi les services (bar, restauration, salle de sport, etc.).
Voici quelques critères pour bien choisir son espace de coworking :
- des offres flexibles, capables de suivre l’évolution de l’activité de l’entreprise et de lui permettre d’optimiser ses charges immobilières ;
- des lieux de qualité : un design soigné et différenciant, un mobilier ergonomique, une connexion WiFi sécurisée, etc. ;
- des services de mise en relation et de networking concrets et personnalisés ;
- une politique RSE claire permettant à l’entreprise de progresser sur la réduction de son empreinte immobilière ;
- des services dédiés à l’amélioration de la QVT : une ambiance chaleureuse, des animations business, mais aussi détente et bien-être ;
- un large réseau d’espaces de travail satellites à disposition, afin de permettre aux collaborateurs de limiter leur temps de trajet sans renoncer à travailler dans des conditions optimales.
À titre d’illustration, Wojo propose une vaste gamme d’offres pensées pour optimiser l’occupation des espaces ; un haut niveau de personnalisation de ses services (comme l’organisation de rendez-vous individuels pour détecter les opportunités de mise en relation entre ses + 8 000 membres) ; un réseau national de 300 coworking, accessibles à tout moment à ses abonnés ; et une atmosphère particulière au sein de ses espaces.
Réduisez l’impact carbone de vos bureaux
Avant de mutualiser vos bureaux, quantifiez vos émissions de gaz à effet de serre (GES) en réalisant votre bilan carbone. Ciblez les postes les plus polluants et mettez en œuvre des actions de réduction avec l’aide de nos experts.
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