BDESE (ancien BDES) : le guide pour tout comprendre en 2023

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est désormais obligatoire pour de nombreuses entreprises. Il s’avère qu’à l’heure où le changement climatique s’accélère, ces dernières ont un rôle majeur à jouer dans la protection de l’environnement. 🔥

En effet, il est impératif d’intégrer les enjeux environnementaux dans leur prise de décision et notamment la mise en œuvre de mesures de réduction des émissions de gaz à effet de serre (GES). L'objectif ? Limiter le réchauffement de la planète et respecter les objectifs mondiaux. 

Bien que les organisations fassent des efforts en ce sens, les informations relatives à ces trois domaines ne sont pas facilement accessibles. La BDESE change la donne. 👋

Quelles sont les informations à renseigner pour établir une base de données complète ? Qui est concerné par cette obligation ? Pourquoi les entreprises non concernées ont tout intérêt à mettre en place la BDESE ? On vous dit tout. 👀

BDESE, définition et objectifs 🎯

Issue de l’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013 (ANI), la BDESE est l’abréviation de « Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales ». Elle regroupe les informations concernant les grandes orientations portant sur la vie sociale, économique et environnementale de l’entreprise - les trois piliers du développement durable en somme. 👀

👉 Bon à savoir : l’ANI traite des conditions de travail et des garanties sociales dont bénéficient les salariés au sein de leur entreprise.

L’objectif est d’offrir une :

Comment ? En décrivant la manière dont l’entreprise intègre les enjeux sociétaux, économiques et environnementaux au sein de son fonctionnement. 📝

Concrètement, cette base sert de support de préparation pour la consultation annuelle du comité économique et social (CSE) - l’instance de représentation du personnel pour une entreprise de plus de 11 salariés dont les membres sont élus pour quatre ans par les employés.

Plusieurs informations sont ainsi requises par les membres du CSE afin d’améliorer leur compréhension et de pouvoir donner leur avis quant aux décisions prises par l’employeur :

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• les conséquences sur l’activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, la formation professionnelle, l'organisation du travail, le recours à des contrats temporaires et à des stages ;
• la situation et l’évolution économique et financière de l’entreprise, ainsi que la modification de son organisation juridique ;
• la politique sociale de l’entreprise - à savoir les conditions de travail, la santé et la sécurité des travailleurs.

Les entreprises concernées 🏢

Depuis 2015, la BDESE des entreprises d’au moins 50 salariés et plus doit obligatoirement être mise à disposition du CSE ou des représentants du personnel. 

Plusieurs spécificités sont néanmoins de mise : 

• une entreprise à établissements multiples doit calculer ses effectifs au niveau global de l’entreprise et non par établissement ;
• les groupes d’entreprises ne sont pas concernés par cette obligation, mais ils peuvent volontairement créer une base de données unique spécifique au groupe. Dans ce cas, elle s’ajoute aux bases de données propres à chacune des entreprises qui constituent le groupe. 

L’évolution de la BDESE ✅

Avant de devenir la BDES, puis la BDESE, la base de données était connue sous l’abréviation BDU renvoyant à la Base de Données Unique. Dans un premier temps, il s’agissait de partager aux salariés les informations générales de l’entreprise. 💬

C’est le 25 août 2021 - suite à l’adoption de la loi Climat et Résilience du 22 août 2021 - que la BDES (Base de Données Économiques et Sociales) a évolué en BDESE.

La grande nouveauté ? Inciter l’entreprise à adopter des mesures de lutte contre le réchauffement climatique selon trois grandes thématiques :

• la politique générale en matière environnementale au sein de l’organisation (démarche de certification ou d’évaluation environnementale par exemple) ;
• le changement climatique (afficher le bilan carbone de la structure) ;
• l’économie circulaire (trier et recycler leurs déchets, réduire la consommation d’énergie, l’utilisation durable des ressources, etc.).

🔎 Bien que la lettre « E » s’ajoute officiellement à la fin de l’abréviation, la considération de l’environnement dans les prises de décision n’est pourtant pas nouvelle. Les entreprises de plus de 300 salariés étaient d’ores et déjà dans l’obligation de traiter cette thématique. Désormais, cette obligation concerne également les entreprises de plus de 50 salariés.

Les 11 catégories qui composent la BDESE 👀

La BDESE contient 11 grandes catégories :

• l’investissement social précisant l’évolution des effectifs, de l’emploi des personnes handicapées, le nombre de stagiaires de plus de 16 ans et la formation professionnelle ;
• l’investissement matériel et immatériel, notamment les dépenses réalisées pour la recherche et le développement ;
• l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, concernant entre autres les écarts de salaires, le déroulement de la carrière et les taux de promotion ;
• les fonds propres, l’endettement et les impôts de l’entreprise ;
• la rémunération des salariés et des dirigeants ;
• les activités sociales et culturelles, à savoir le montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE ;
• la rémunération des financeurs, c’est-à-dire les actionnaires et l’actionnariat salarié ;
• les flux financiers à destination de l’entreprise, à l’image des aides publiques, des réductions d’impôts, des crédits d’impôts, des résultats financiers, du mécénat, des exonérations et des réductions de cotisation sociales ;
• les partenariats en vue de produire ou de bénéficier des produits ou des services d’une autre entreprise ;
• les transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe - à savoir les transferts de capitaux, les cessions, les fusions et les acquisitions réalisées ;
• l’environnement, notamment la politique générale environnementale, l’économie circulaire, l’utilisation durable des ressources ou la publication d’un bilan carbone.

👀 Bon à savoir : ces informations chiffrées portent sur l’année en cours et les deux années précédentes. La BDESE doit également contenir les estimations ou les grandes tendances relatives aux trois années à venir.

Le contenu diffère pour chaque entreprise 💪

Les entreprises concernées par l’obligation de la BDESE - d’au moins 50 salariés donc - peuvent définir le contenu de la base de deux manières :

• avec un accord collectif d’entreprise où le contenu est fixé librement par l’organisation tout comme les modalités de fonctionnement. Elle doit toutefois mentionner les conséquences environnementales de son activité ;
• sans accord d’entreprise où le contenu est imposé par le Code du travail.

Dans ce second cas, les mentions obligatoires varient selon l’effectif de l’entreprise. 👋

Ainsi, les entreprises de 50 à 299 salariés doivent compléter les informations des 11 catégories. 

Les structures embauchant plus de 300 salariés soumises à la déclaration de performance extra-financière doivent partager leur bilan carbone ou leur bilan simplifié en supplément des informations relatives aux 11 catégories.

Celles non soumises à la déclaration de performance extra-financière doivent identifier les principaux postes d’émissions de gaz à effet de serre (GES), réaliser le bilan des émissions de l’entreprise et délivrer des données sur l’utilisation durable des ressources. Elles doivent également communiquer chaque trimestre au CSE :

• les éventuels retards de paiement des cotisations sociales ;
• l’évolution générale des commandes et l'exécution des programmes de production ;
• l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés.

💬 À savoir : la BDESE peut se présenter sous la forme de tableaux Excel et/ou de rapports d’analyse. Il est également possible de faciliter la mise à jour régulière des données en achetant un logiciel lié au logiciel de paie de l’entreprise.

L’encadrement législatif et réglementaire de la BDESE ⚖️

La BDESE est définie par les articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail. Elle doit rester accessible en permanence au CSE, aux délégués syndicaux ou à la délégation unique du cas personnel et au comité d’établissement (pour les entreprises à établissements multiples). 👀

C’est à l’employeur que revient la responsabilité de créer puis de mettre à jour chaque année la BDESE. Il a également l’obligation de définir les conditions d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation. 📝

Néanmoins, les exigences diffèrent selon l’effectif de l’entreprise :

• si une entreprise comporte moins de 300 salariés, la base de données peut être tenue au format papier ou sur un support informatique ;
• si une entreprise embauche plus de 300 salariés, la BDESE est uniquement tenue sur un support informatique. 

👉 Quoi qu’il en soit, tout utilisateur de la base doit respecter une obligation de discrétion.

Les amendes encourues en cas de non-respect ❌

En cas d’absence d’une base de données unique, l’employeur est considéré comme étant coupable d’un délit d’entrave. Dans ce cas, il s’expose à une amende de 7 500 €. 💰

Si la BDESE est incomplète ou non mise à jour, le CSE peut saisir le président du tribunal judiciaire qui ordonnera à l’employeur de corriger ses manquements. ⚖️

La mise en place de la BDESE au sein d’une entreprise comporte de multiples avantages. Elle :

• réinterroge l’implication de l’entreprise en matière de RSE, voire renforce ses engagements ;
• facilite le partage et l’accessibilité des informations stratégiques de l’entreprise aux instances représentatives du personnel. La BDESE permet ainsi d’ouvrir le dialogue entre l’entreprise et la CSE ;
• répond à la volonté de transparence de l’entreprise et renforce ainsi la confiance du CSE et des salariés ;
• centralise l’ensemble des informations en un seul endroit permettant aux représentants du personnel d’avoir une vision globale des données sociales, économiques et environnementales de l’entreprise ;
• offre un gain de temps non négligeable ;
• sécurise les données. La version numérique de la BDESE permet de crypter les données sensibles et de restreindre l’accès aux seules personnes concernées.

Comme l’oblige la BDESE, votre entreprise doit réaliser et publier son bilan carbone. 

Vous ne savez pas par où commencer ? Faites appel à nos experts pour vous guider tout au long de cette démarche vertueuse. 👋

Par

Justine Dumont

mis à jour leJan 4, 2023